Während die Arbeit im Homeoffice bislang für viele von uns eine willkommene Abwechslung zur Arbeit im Großraumbüro und Reduktion langer Arbeitswege sowie Möglichkeit zur Vereinbarung von Privat- und Berufsleben darstellte, hat die aktuelle Corona-Krise sie zur unausweichlichen Realität verwandelt. Wurde Homeoffice davor noch komplementär zur Arbeit im Büro angesehen, die gewöhnlich an wenigen Stunden oder Tagen die Woche ausgeübt wurde, sofern es denn die Tätigkeiten zuließen, so ist sie für viele von uns aktuell alternativlos. Auch finden sich viele, die bisher ausschließlich im Büro gearbeitet haben, plötzlich in einer neuen und ungewohnten Situation wieder.
Die Kommunikation auf Distanz mit Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten und/oder Kundinnen und Kunden stellt uns dabei vor eine Reihe von Herausforderungen, die von technischen Problemen, schwerfälligem Smalltalk und Missverständnissen hin zu unerwarteten Unterbrechungen durch Kindergesang (im besten Fall!) reichen. Um diese Herausforderungen bestmöglich bewältigen zu können, möchten wir im Folgenden eine Liste der „Top 8 Tipps für virtuelle Meetings“ vorstellen:

1. Vorbereitung: Antizipieren Sie, dass das Hochfahren Ihres Computers, das Laden des Meeting-Tools und die Suche nach relevanten Dokumenten etwas Zeit in Anspruch nehmen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten noch zum Besprechungsraum laufen, dort schon alle Unterlagen dabei haben und trotzdem noch genug Zeit finden, sich vorher noch ein Glas Wasser oder eine Tasse Kaffee zu holen – so treten Sie mit genug Gelassenheit dem Meeting bei und sorgen dafür, dass dies auch rechtzeitig beginnen kann.

2. Technik: Identifizieren Sie potenzielle Probleme schon im Vorhinein – das WLan funktioniert nicht zuverlässig? Nutzen Sie lieber ein LAN-Kabel, auch wenn Sie hierfür vielleicht den Arbeitsplatz wechseln müssen. Sie hören die anderen Teilnehmenden schlecht? Legen Sie sich schon einmal ein Headset oder ein paar Kopfhörer bereit. Ihr Laptop ist nicht mehr der Jüngste? Achten Sie darauf, möglichst alle unnötigen, im Hintergrund laufenden Programme zu schließen.

3. Umfeld: Der Paketbote klingelt, die Kinder sind mit den Hausaufgaben fertig und die Katze beschließt, dass Sie ihr noch nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt haben. Auch wenn unter den aktuellen Bedingungen das ungestörte Arbeiten zu einer Herausforderung werden kann: versuchen Sie, sich für virtuelle Meetings zurückzuziehen. Vielleicht haben Sie die Möglichkeit, an einen ruhigeren Ort zu wechseln oder mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin Betreuungszeiten für Ihre Kinder zu vereinbaren. Sollte alles nichts helfen: nehmen Sie die Störungen durch kleine Familienmitglieder oder Haustiere mit Humor und gehen Sie vor Ihren Kolleginnen und Kollegen offen damit um! Mit Transparenz sorgen Sie häufig für großes Verständnis bei Ihren Mitstreiter*innen.

4. Struktur: Um den Teilnehmenden eine klare Vorstellung davon zu vermitteln, was sie im Meeting erwartet, empfiehlt es sich, vorab eine Agenda zu versenden. Bedenken Sie dabei auch die Kolleginnen und Kollegen, die am Meeting nicht teilnehmen können – so können Fragen geklärt oder wichtige Informationen ergänzt werden. Meeting-Profis ergänzen die Agendapunkte bereits im Vorfeld um eingeplante Zeiten pro Thema – das stellt ein effektives Zeitmanagement im Meeting sicher und kann zudem dabei helfen, vorab besser einzuschätzen, wie intensiv die einzelnen Punkte behandelt werden sollen.

5. Kommunikationsregeln: Gerade in Teams, die regelmäßiger zu virtuellen Meetings zusammenkommen, ist es sehr sinnvoll, gemeinsam bestimmte Regeln festzulegen. Wie lange wird auf verspätete Teilnehmende gewartet? Wird das Meeting unterbrochen, wenn jemand den Platz kurz verlassen muss (Experten empfehlen: auf jeden Fall, um die Verbindlichkeit der Meetings zu steigern)? Wie wird mit technischen Störungen umgegangen? Um gut strukturiert durch das Meeting zu kommen, kann das Festlegen eines Moderators oder einer Moderatorin sinnvoll sein. Dieser achtet auf Ausgewogenheit der Beiträge, versucht stille Teilnehmende mehr einzubinden und Vielredner*innen einzuschränken, behält die Agenda im Blick und fasst am Ende zusammen.

6. Explizite Koordination: In der virtuellen Kommunikation fallen bedeutsame Hinweisreize, transportiert über Mimik, Gestik, oder die Stimmlage, weg oder können nur eingeschränkt wahrgenommen werden. Dadurch haben wir weniger Möglichkeiten, uns unbewusst mit den anderen Teilnehmenden zu koordinieren. War meine Kollegin schon fertig mit ihrem Beitrag? War ich mit der letzten Frage gemeint? Wer hat den letzten Punkt gerade gesagt? Im virtuellen Meeting muss die Koordination expliziter passieren: sprechen Sie die anderen mit Namen an, gehen Sie am Ende eines Satzes eindeutig mit der Stimme herunter oder geben Sie direkt das Wort an die nächste Person ab. Fragen Sie nach, ob ein Auftrag bei jemanden anders angekommen ist und ob jede*r weiß, was zu tun ist.

7. Informelle Kommunikation und Beziehungsgestaltung: Häufig ist virtuelle Kommunikation stark aufgabenorientiert, es fehlt die emotionale Bindung zu den anderen Teilnehmenden. Das kann dazu führen, dass man angespannt ist, weniger offen kommuniziert und generell weniger Spaß bei der Arbeit empfindet. Versuchen Sie, Ihre Meetings daher explizit mit informellem Austausch über die Abendgestaltung, die Entwicklung der Kinder oder das Entdecken neuer Hobbies zu starten. Besonders in Gruppen, die sich noch nicht kennen, kann ein virtueller „Opener“, also eine Art Einstiegsrunde, in der beispielsweise alle Teilnehmenden den eigenen Geburtsort auf einer virtuellen Karte einzeichnen oder die Anzahl an Berufsjahren auf einem Zeitstrahl markieren, für mehr Offenheit und Vertrauen sorgen. Auch wenn während des Meetings nicht zu stark abgeschweift werden sollte, erzählen Sie durchaus ab und zu etwas Persönliches oder machen einen Witz. Neben dem Einstieg in formelle Meetings kann dem informellen Austausch auch ein besonderer Rahmen gegeben werden. Viele setzen derzeit auf virtuelle Kaffeepausen mit den Kolleg*innen oder treffen sich nach einer erfolgreichen Woche zum Aperitif vor dem Bildschirm – das dann natürlich außerhalb der Arbeitszeit. Versuchen Sie, etwas Normalität in die virtuelle Zusammenarbeit zu bringen!

8. Erholung: Viele Menschen, die sich derzeit in einer bisher ungewohnten Homeoffice-Situation wiederfinden, nehmen virtuelle Meetings als sehr anstrengend war. Denn nur, weil man von zu Hause aus arbeitet, heißt es nicht, dass dies auch weniger anstrengend sein muss! Gerade weil man keine Wege hat, tendieren viele dazu, ein Meeting an das nächste zu reihen. Machen Sie sich bewusst, dass der erhöhte Koordinationsaufwand, die technischen Ausfälle und vermehrte Störungen im Meeting Sie stärker fordern als die Zusammenkunft vor Ort. Gönnen Sie sich kurze Erholungspausen, in denen Sie etwas essen und trinken, sich strecken, oder vielleicht auch einmal kurz an die frische Luft gehen können. So bleiben Sie ausgeglichen und konzentriert. Ihre eigene Gesundheit und Ihr Team werden es Ihnen danken!